Avoir un bon réseau de prescripteurs peut jouer un rôle important dans l’optimisation du taux d’occupation à moindre coût d’un EHPAD. Avoir des relations étroites avec des professionnels en contact avec des seniors peut aider à assurer un flux d’admission régulier dans l’un de vos établissements.
Nous vous donnons 5 actions à mettre en place afin de gâter vos prescripteurs et ainsi maintenant une bonne relation.
1. QUALIFIER CORRECTEMENT VOS PRESCRIPTEURS
Lorsque vous gérez un EHPAD, vous pouvez vous appuyer sur un large choix de prescripteurs qualifiés que ce soient des cliniques de soins de suite, des centres locaux d’information et de coordination (CLIC), des professionnels de l’Hospitalisation à domicile (HAD), des assistants sociaux, des hôpitaux, des médecins, des professionnels paramédicaux et sociaux ou encore des collectivités locales.
Ces prescripteurs sont des professionnels côtoyant des seniors au quotidien qui potentiellement besoin d’une place dans un établissement spécialisé comme une maison de retraite. Votre principal enjeu est de vous faire connaitre de ces professionnels afin que par la suite ils se tournent vers vous pour orienter et placer la personne âgée vers votre établissement.
Lorsque vous développez et prenez soin de votre réseau de prescripteur, vous disposez d’opportunités régulières et cela vous permet ainsi d’optimiser votre taux d’occupation à moindre cout.
UN LOGICIEL CRM POUR SUIVRE LA RELATION
Le logiciel CRM (Customer Relationship Management) représente pour un EHPAD un logiciel qui permet de gérer vos contacts et de mettre en place facilement des plans d’actions d’avant-séjour.
Il est important de qualifier l’ensemble de ces personnes morales ou physiques au sein de votre logiciel CRM dans l’objectif de garder le fil parmi tous les prescripteurs. Ainsi, vous disposerez d’une visibilité sur tous les prescripteurs de votre région avec une trace à chacune de leurs actions que ce soient des échanges téléphoniques, des envois de plaquette commerciale, des visites des locaux. Par la suite, la gestion de fiches contacts d’un CRM permet de centraliser en un même endroit toutes les informations importantes à savoir pour construire un partenariat durable. Commencez donc par renseigner toutes les informations nécessaires sur chaque prescripteur dans votre CRM. Votre logiciel doit ensuite vous permettre de les catégoriser et de les classer, de leur attribuer un statut spécial en fonction du nombre de dossiers qu’ils vous envoient. Ainsi, vous pourrez savoir facilement quels sont les prescripteurs à chouchouter en priorité.
2. L’IMPORTANCE DE RENCONTRER SES PRESCRIPTEURS
Pour qu’un prescripteur se souvienne de vous rencontrer le plusieurs fois. Invitez vos prescripteurs à déjeuner afin d’échanger. Intéressez-vous à leur structure et au travail réalisé avant de vanter les mérites de votre établissement. Si le professionnel se sent écoutée et compris, il sera naturellement plus enclin à vous rendre service par la suite. Faire l’effort de vous déplacer sera toujours apprécié.
Parce qu’envoyer des mails et passer des coups de fil c’est bien, mais rencontrer et échanger en vrai c’est mieux. En effet, les prescripteurs reçoivent des dizaines d’emails chaque jour, il y a peu de chances pour que le vôtre sorte du lot.
Organiser un événement au sein de votre établissement et d’y convier tout votre réseau de prescripteurs peut être une très bonne solution. En effet, trouver une bonne raison pour faire parler de votre établissement et organisez un événement en fonction, avec un buffet et/ou des activités qui sauront susciter l’intérêt de vos prescripteurs. Présentez-leur votre plus-value afin de marquer leurs esprits et ainsi avoir davantage de chance de recevoir des prospects de leur part.
Par exemple, si vous avez récemment lancé un atelier de chant pour égayer le quotidien de vos résidents, pourquoi ne pas proposer à vos invités de tester directement l’activité ? Ce genre d’actions vous permettra de vous démarquer et de faire en sorte que vos prescripteurs se souviennent de vous.
3. REMERCIER VOS PRESCRIPTEURS
Vos efforts finiront toujours par payer et l’un de vos prescripteurs vous adressera un ou plusieurs résidents. Afin d’encourager et valoriser cette pratique, remerciez chaleureusement et systématiquement vos prescripteurs.
Ainsi vous instaurez et pérennisez votre relation. Vous pouvez aussi rendre la pareille lorsque c’est possible en conseillant à vos résidents leurs services. Leur adresser des patients, accepter l’une de leur connaissance en stage, offrir un cadeau valorisant… Renvoyer l’ascenseur permettra de consolider le partenariat et bâtir une relation de confiance.
4. CREER UNE RELATION SUR LE LONG TERME AVEC VOS PRESCRIPTEURS
Il est essentiel de ne jamais relâcher vos efforts avec un prescripteur lorsque celui-ci vous adresse un résident. En effet, il peut très bien vous envoyez un jour un prospect mais ne pas le refaire de manière systématique par la suite. C’est pour cela que vous devez créer une relation de confiance et l’entretenir sur le long terme afin d’éviter de perdre un prescripteur. Ainsi, continuez vos efforts en leur faisant de petites attentions.
5. PRENEZ SOIN DE VOS PRESCRIPTEURS AVEC DES OUTILS NUMERIQUES
Vous pouvez aussi vous appuyer sur des outils numériques adaptés afin de prendre soin de vos prescripteurs sans que vous ayez à utiliser tout votre temps.
Un bon CRM, pensé spécifiquement pour les EHPAD, tel que SilverCRM, vous permettra d’adresser à votre réseau des campagnes marketing ciblées pour garder le lien. Cela vous permettra d’envoyer un email aux potentiels prescripteurs qui n’ont encore jamais adressé de résidents, ainsi qu’un autre pour ceux qui l’ont fait une fois, et enfin un différent pour les prescripteurs qui vous envoient de nombreuses personnes.
Le CRM SilverCRM génère ainsi des modèles d’emails pour lancer et assurer la planification de la campagne. De cette façon, vous pouvez entretenir une relation de qualité, sans que ça n’empiète sur vos autres tâches grâce à un outils qualifié et performant.
Grâce à un CRM, vous pouvez en quelques clics seulement catégoriser, qualifier et classer les différents prescripteurs selon des critères préalablement définis. En fonction des statistiques obtenues, vous serez à même de mettre en place différentes stratégies et d’identifier les prescripteurs qui contribuent le plus à améliorer votre taux d’occupation.
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