Optimisation de votre taux d’occupation en EHPAD

 

Pour améliorer votre taux d’occupation, vous devez compter sur un ensemble de partenaires qui vous permettront d’obtenir des contacts.

Pour maximiser ses chances d’optimiser son taux d’occupation, les organismes privés de placement jouent un rôle crucial. La multiplication de ces partenaires (organismes de placement, prescripteurs hospitaliers, prescripteurs sociaux plateformes digitales : Via Trajectoire et Novasenior), augmentent votre risque d’obtenir plusieurs fois le même contact et donc de doublon votre coût d’acquisition.

Comment supprimer ces doublons ? Nos conseils pour éviter cette situation chronophage et onéreuse.

 

L’IMPORTANCE D’UNE BONNE GESTION DES DONNÉES

Pour ne pas être submergé, dans un monde idéal, il faut pouvoir se dégager du temps pour traiter chaque contact entrant, dès réception de la proposition :

• Les propositions issues d’un placement public
• Les contacts apportés pas son réseau de prescripteurs
• Mais également les demandes directes

Dans la mesure du possible, il est vivement conseillé de prendre le temps de traiter chaque demande directe et d’en assurer un suivi. Les proches et les résidents doivent se sentir écoutés et pris en charge, même si vous n’avez pas de place disponible au moment de la prise de contact ou de l'échange.

Si vous gérez plusieurs établissements, il vous faudra impérativement une base de données commune, afin de pouvoir notamment (ré)orienter les résidents vers les établissements les plus adaptés, en fonction des places disponibles.

 

LES ORGANISMES DE PLACEMENT, DES ALLIÉS PRÉCIEUX POUR LES DIRECTEURS D’EHPAD… À CONDITION D’ÊTRE ÉQUIPÉ DES BONS OUTILS POUR GÉRER LES DOUBLONS !

Nombreux sont les directeurs d’EHPAD à recevoir fréquemment des emails en provenance d’organismes de placement, mais plus rares sont ceux qui trouvent le temps de les traiter dans les délais contractuels. En soi, le fonctionnement de ces organismes est bénéfique pour votre établissement, car il concoure à l’optimisation de votre taux d’occupation. Mais lorsque vous n’avez plus le temps de traiter chaque proposition, en vous assurant que vous ne disposez pas déjà du contact proposé, l’opération devient moins intéressante, car les établissements prennent le risque d’avoir à payer plusieurs fois le même résident potentiel… Pour rappel, les organismes de placement facturent les contacts à la transformation en séjour à la suite de la mise en relation, selon la politique fréquente des 48/72 h et des 180 jours.

Pour se prémunir de ce genre de déconvenues, vous devez pouvoir savoir en quelques clics si le contact apporté par l’organisme de placement est inédit ou si vous l’aviez déjà dans votre base de contacts. Pour ce faire, il faut aller au-delà du fichier Excel. Avec SilverCRM®, vous horodatez le premier contact, ce qui donne l’antériorité à ce canal de réception…

 

UN CRM POUR LA GESTION DES CONTACTS

Bien que le directeur de l'EHPAD ne soit pas un commercial, il ne doit pas être dépourvu de cette fibre qui lui permettra d'attirer de nouveaux résidents. Pour être efficace, son outil de travail, le CRM, doit s'adapter aux spécificités de son activité.

Conçu par et pour les professionnels du médico-social, le CRM pour Ehpad SilverCRM® permet de réduire au maximum la saisie manuelle des données. Relié aux sources de contacts, le site web de l'entreprise, il bénéficie également d'une connexion automatique aux organismes de placement. Assistance Retraite, Cap Retraite, Retraite Plus...

SilverCRM est dit 'réactif', dans le sens où les contacts des organismes partenaires arrivent directement dans le CRM. Le logiciel se charge ensuite d'appliquer et de gérer toutes les règles d'imports et de gestion des contacts, sans aucune intervention manuelle. Avec notre solution, les gestionnaires d'EHPAD gagnent beaucoup de temps et se donnent les moyens de réaliser des économies importantes en évitant les risques de doublons.

En plus d'une gestion des contacts sans faille, le CRM SilverCRM permet le suivi des ventes en temps réel, l'automatisation des tâches et la gestion collaborative pour faciliter le suivi des contacts. C'est un avantage concurrentiel quotidien pour le directeur de l'Ehpad.

Vous l'aurez compris : un bon logiciel de CRM doit avant tout offrir à ses utilisateurs une gestion simple, rapide et organisée des fiches de contacts. Cette organisation claire et efficace apportera de nombreux avantages, comme une meilleure visibilité des taux d'occupation et des opportunités actuelles et futures sur l'ensemble des sites. Multi-établissements, multi-utilisateurs, multitâches et base de données unique, SilverCRM® est l'outil qui accompagne les gestionnaires d'EHPAD au quotidien. 

Dans le cas ou une résidence serait complète, ou si le contact ne correspond pas aux critères d'une maison de retraite, vous pouvez alors orienter ce contact vers un autre établissement de votre groupe directement depuis le CRM, sans difficulté et sans perte de temps. Le risque d'erreur est réduit à zéro, le processus est optimisé.